چهار راهکار عالی برای مدیریت بهتر تیم فروش و بازرگانی_آیندگان

راهکارهایی برای بهبود کارکرد تیم فروش و بازرگانی

شرکت‌های فروش و بازرگانی، شرکت‌هایی با فرآیندها و مسئولیت‌های گسترده می باشند. برای مثال از فرآیندهای این شرکت‌ها می‌توان به جذب مشتری، منبع‌یابی محصولات در کشورهای خارجی یا تامین در داخل سرزمین، فرآیندهای صادراتی و وارداتی و پشتیبانی به ترخیص، برنامه‌ریزی حمل‌ونقل داخلی و بین‌المللی و اراعه خدمات مشاوره اشاره کرد. تعداد بسیاری از این شرکت‌ها این چنین به‌طور مستقیم عمل به اراعه کالاهای وارداتی در داخل یا فروش کالاهای صادراتی در کشورهای دیگر می‌کنند. این شرکت‌ها عموما دارای تیم‌های کاری گوناگون در عرصه فروش، بازرگانی و عرصه‌های دیگر همانند بازاریابی می باشند. در این نوشته بهترین راهکارها برای مدیریت تیم فروش و بازرگانی در این شرکت‌ها را به شما معارفه می‌کنیم.

تعیین اهداف و انتظارات روشن برای مدیریت تیم‌ها

شما پیش از عمل به راه اندازی تیم‌های کاری باید مقصد از راه اندازی این تیم‌ها را بدانید. چون وقتی که اعضای تیم بدانند در چه مسیری قدم برمی‌دارند، اشتباهات آن‌ها افت می‌یابد. کارشناسان باور دارند، مقصد‌گذاری دقیق می‌توانید کارکرد اعضای تیم را بین ۱۱ تا ۲۵ درصد افزایش دهد.

تعیین اهداف ملموس و قابل اندازه‌گیری طبق معمول کاری دشوار است. برای کارکرد بهتر دقت داشته باشید که این اهداف باید کاملا واقع‌بینانه و مشابه با پتانسیل تیم و مهلت‌های وقتی تعیین شده باشند. برای مثال به‌جای “افزایش فروش” می‌توانید هدفی همانند “افزایش ۵ درصدی فروش در زمان یک ماه” را تعیین کنید. برای تیم بازرگانی نیز می‌توانید “انتخاب یک راهکار حمل‌ونقل ارزان‌تر جانشین و بازدید دقیق هزینه‌ها و شرایط این روش در مدتی اشکار” را به‌گفتن مقصد در نظر بگیرید.

بهترین ساختار را برای تیم فروش و بازرگانی در نظر بگیرید

یکی دیگر از راهکارهای مدیریت تیم فروش و بازرگانی، تعیین یک ساختار مناسب برای تیم است. تعیین ساختار به اهداف تیم، فرآیندهای کاری، توانمندیهای اعضای تیم و… بستگی دارد. در هر صورت تشکیل ساختار مناسب برای تیم این چنین به تسهیل در همکاری اعضای تیم پشتیبانی می‌کند. چون اعضای تیم به دقت می‌دانند چه نقشی دارند و مناسبات آن‌ها با اعضای دیگر چطور است.

برخی از ساختار متداول در تیم‌های فروش و بازرگانی را بازدید می‌کنیم:

• ساختار جزیره‌ای: در این نوع از ساختار، هر یک از اعضای تیم همانند عناصری کاملا جدا گانه و دارای توانایی‌های جامع می باشند و همه آن‌ها به‌طور مستقیم و مجزا با رهبر تیم در ربط می‌باشند. برای مثال گزارش کاری را برای مدیر تیم ارسال می‌کنند. به این علت در این مدل، هر عضو می‌تواند صفر تا صد مرحله های کار را به‌تنهایی انجام دهد
• ساختار خط مونتاژ: این ساختار همانند خط مونتاژ یک کارخانه است. این یعنی، فرآیندها به چند قسمت تقسیم خواهد شد و هر عضو از تیم، مسئولیت انجام یک قسمت از فرآیند فروش یا بازرگانی را برعهده دارد. برای مثال در تیم بازرگانی با این مدل، فردی مسئول ربط با مشتری، فردی مسئول ربط با تامین‌کننده خارجی، فردی مسئول برنامه‌‍ریزی حمل‌ونقل و فرد فرد دیگر مسئول خدمات مشاوره است
• ساختار Pod: این ساختار ترکیبی از ساختار جزیره‌ای و خط مونتاژ را اراعه می‌دهد. برای مثال در یک تیم فروش با این ساختار، گروه‌های کوچکی (متشکل از پادها) راه اندازی خواهد شد. اعضای هر کدام از این گروه‌ها شامل متخصصانی در عرصه‌های فروش، بازاریابی، خدمات مشتری و… می باشند. هر گروه (پاد) یک مقصد مشترک دارد و مدیر آن به یک مدیر بالاتر پاسخگو است

مدیریت تیم فروش و بازرگانی با رویکردهای مدیریت چابک

به گمان زیاد شما هم مطالعاتی در رابطه رویکردهای مدیریت چابک یا اجایل داشته‌اید. این رویکردها ابتدا توسط تیم‌های شرکت‌های فناوری و گسترش نرم‌افزار برای مدیریت کارآمد پروژه و افزایش انعطاف‌پذیری در عملیات مورد منفعت گیری قرار می‌گرفتند. ولی امروزه از این رویکردها در همه عرصه‌های صنعت و خدمات منفعت گیری می‌شود. از متدولوژی‌های مشهور مدیریت چابک نیز می‌توان از اسکرام، کانبان و اسکرامبان نام برد.

اکنون تعداد بسیاری از تیم‌های فروش در شرکت‌های گوناگون و این چنین تیم‌های کاری در شرکت‌های واردات و صادرات از همین رویکردها برای جواب‌دهی بهینه به خواست‌های مشتری و افزایش سازگاری با تغییرات مورد خواست مشتریان منفعت گیری می‌کنند.

در ساده‌ترین حالت شما در جلسات استندآپ روزانه باید به این سوال‌ها جواب دهید:

• دیروز چه کارهایی انجام شده‌اند؟
• امروز چه کارهایی باید انجام شوند؟
• چه چیزهایی مانع از پیشرفت کار می باشند؟

تشکیل انگیزه و الهام بخشیدن به اعضای تیم

پیروزی در فرآیندهای فروش و بازرگانی نیاز به انرژی و انگیزه بالایی دارد. برای مثال هر عضو از تیم فروش امکان پذیر چندین دفعه در طول روز برای مذاکرات مشتری زمان بگذارد اما هر بار به دلایل مختلفی نتواند مشتری را به عمل مورد نظر خود همانند خرید ترغیب کند. دقیقا در همین زمان است که یک مدیر حرفه‌ای تیم فروش می‌تواند از افت انرژی و انگیزه اعضای تیم جلوگیری کند.

برخی از راهکارهای مناسب در این عرصه را با هم مرور می‌کنیم:

• در هر روز وظائف روزانه را به اهداف اساسی تیم مرتبط کنید
• از برنامه‌های تشویقی و پاداش‌های ملموس منفعت گیری کنید
• از نوآوری در راه حلهای کاری استقبال کنید
• دستاوردهای تیم را جشن بگیرید

راه حل میزیتو برای تیم فروش و بازرگانی چیست؟

میزیتو به‌گفتن یک پلتفرم ابری مدیریتی، شامل مجموعه‌ای از راه حل‌ها برای مدیریت بهینه تیم‌های کاری است. برای مثال برای شما از راهکارهای مدیریت تیم چابک گفتیم؛ میزیتو این امکان را برای شما فراهم کرده است که بتوانید تیم‌های کاری را با دو روش اسکرام و کانبان مدیریت کنید. این یعنی می‌توانید ستون‌های مختلفی در بورد تشکیل کرده و وظائف را در داخل آن‌ها قرار دهید. هر ماموریت نیز می‌توانید شامل یادآوری‌های متنوع باشد.

راه حل‌های دیگر میزیتو برای مدیریت بهینه تیم های فروش و بازرگانی عبارت هستند از:

• برخورداری از ابزار نمودار گانت برای بازدید وظائف روی بردار زمان
• امکان برگزاری جلسات آنلاین درون‌تیمی
• تعیین وابستگی‌های وظائف در گانت چارت فارسی
• مدیریت کارها با منفعت گیری از لیست وظائف
• برخورداری از تقویم پروژه
• ربط آنلاین آسان همکاران در قسمت‌های گوناگون سازمان
• ثبت سرنخ‌ها و زمان‌های فروش مرتبط با مشتری
• تشکیل و نگهداری اسناد مالی

افزایش سودآوری شرکت فروش و بازرگانی با امکانات مدیریتی میزیتو

میزیتو یک پلتفرم آنلاین ایرانی برای مدیریت تیم‌های کاری است. با منفعت گیری از این پلتفرم می‌توانید همه کارها را برنامه‌ریزی کنید، علتبهبود تعامل بین اعضای تیم شوید، بستری برای دورکاری تشکیل کنید و منفعت‌وری تیم‌های کاری را افزایش دهید. برای منفعت‌مندی از همه این امکانات کافی است در وبسایت میزیتو به آدرس www.mizito.ir ثبت نام کنید.